Software para la gestión integral de congresos y eventos, para Organizadores Profesionales de Congresos (O.P.C.).
Con esta aplicación podrá gestionar los aspectos más habituales de trabajo en la organización de congresos y eventos ahorrando tiempo en los procesos habituales, y concentrando toda la información de trabajo en un solo programa.
1.-Gestión avanzada de:
- Sedes de congresos y eventos.
- Proveedores de los congresos.
- Empresas registrantes.
- Gestión de hoteles, reservas y cupos.
- Gestión de congresistas.
- Gestión de acompañantes.
- Gestión de expositores y colaboradores.
- Gestión de comunicaciones.
- Cursos / actos sociales / comidas / talleres, etc.
- Gestión económica (saldos de cada servicio / balance económico del congreso/facturación)
- Boletines Online (inscripciones, alojamiento, cursos, comunicaciones, etc).
- Facturación de los servicios del congreso.
2.-Características Técnicas y Funcionales.
Técnicas:
- Software multi congreso. Congresos ilimitados.
- Software multi usuario. Control de usuarios con restricciones según la categoría del usuario.
- Trabajo en red y a través de Internet. Usuarios ilimitados. Multi trabajo simultaneo.
- Bases de datos MySQL. Accesibilidad y movilidad de los datos desde cualquier parte.
Funcionales:
- Gestión de múltiples congresos y eventos en una misma aplicación.
- Personalización del programa independiente para cada congreso.
- Sencillez y rapidez en el manejo de distintos congresos a la vez. Cambio inmediato de congreso para introducir o consultar datos.
- Base de datos común para los congresos de distintos temas (hoteles, proveedores, servicios varios, etc). Asignación de estos datos comunes a congresos concretos.
- Listados y consultas sobre cada tema del congreso, Generador de informes.
- Generación e impresión de acreditaciones y certificados.
- Gestión contable del estado del congreso (ingresos, gastos, balance, cobros/pagos).
- Traslado inmediato de los datos del programa al propio congreso en dispositivos móviles.
3.-Personalización del software para cada congreso.
Debido a que cada congreso tiene unos parámetros y condiciones especiales, el software permite personalizar los boletines de entrada de datos, para cada congreso independientemente.
Una vez inicia el congreso, le indicamos al programa los distintos tipos de inscripción, los hoteles, cursos, talleres, etc, de tal forma que cada congreso es único para el sistema.
4.-Organización y Comités.
El sistema permite llevar de una forma clara los datos de las personas que pertenecen a los distintos comités asociados al congreso (Local, nacional, internacional, científico), etc.
Estos comités tienen acceso a través de la Web para realizar la evaluación de las comunicaciones que se les asignen.
Sistema de asignación de comunicaciones a correctores en base a múltiples filtros.
5.-Congresistas.
- Gestión de las inscripciones de los congresistas.
- Saldos económicos, facturación y cobros/pagos.
- Control de los distintos pagos asociados a los servicios que contrate el congresista.
- Gestión de notificaciones individuales y masivas a través de correo electrónico y con formatos personalizables con salida en PDF.
- Acreditaciones y certificados personalizables en Word.
6.-Acompañantes.
- Gestión de acompañantes de los congresistas y servicios para ellos.
- Ilimitados acompañantes por congresista.
7.-Inscripciones por empresa.
- Gestión de inscripciones y peticiones a través de una empresa.
- Peticiones de la empresa para sus inscritos.
- Gestión económica, facturación y cobros/pagos.
- Registro de congresistas y solicitud de servicios a través de la Web por la propia empresa.
8.-Comunicaciones.
- Gestión de comunicaciones.
- Envió de comunicaciones mediante filtros al comité científico.
- Módulo de notificaciones por mail al comunicador y a los comités.
- Impresión de certificados de comunicaciones.
- Distinción de tipos de comunicación y temas. Restricción en envíos a través de la Web de número de caracteres y autores.
9.-Contribuciones (expositores, stands, otras contribuciones).
- Contribuciones al congreso tipo exposición comercial, económicas, patrocinio de mesas etc.
- Stands asociados, servicios para los stands.
- Impresión y personalización de acreditaciones y certificados mediante Word.
- Módulo de notificaciones con los contribuidores por email.
- Gestión económica, cobros/pagos, facturación.
10.-Gestión contable.
- Gestión de ingresos por congresistas.
- Gestión de ingresos por empresas.
- Gestión de gastos generales del congreso.
- Balance económico del congreso.
- Emisión de facturas de todos los temas del congreso. Series de facturación.
- Envío de facturas a través de correo electrónico en PDF.
- Gestión de cobros, posibilidad de cobros parciales en las facturas.
11.-Recepción Online de inscripciones y comunicaciones.
- Recepción de datos al programa de los boletines Online en tiempo real.
12.-Módulo control de acceso mediante código barras.
- Módulo básico de control de acceso mediante código de barras para llevar al congreso y controlar los accesos mediante las acreditaciones.
13.-Multiidioma en la parte Web.
- Personalización del idioma de la parte Web (disponibles los idiomas Inglés, Castellano, Francés y Gallego.